Wie wir Julia erschaffen haben
1. Ausgangslage
Am Anfang stand ein Gefühl, das viele kennen: Das Backoffice fraß Zeit, Nerven und Energie. Unklare Prozesse, verstreute Informationen, zu viele Tools, die nebeneinander existierten, aber nicht miteinander sprachen. Wir wollten das nicht länger akzeptieren. Unsere Idee: eine digitale Mitarbeiterin, die wie eine echte Kollegin funktioniert – aber eben digital. Wir gaben ihr den Namen Julia.
Julia sollte mehr sein als eine Software. Sie sollte unser Teammitglied sein, welche alle Daten im Blick hat. Von Zeiterfassung über Wissensdatenbank bis hin zu Projekten und Rechnungen. Und sie sollte nicht nur abrufen, sondern auch verstehen. Früh war klar: Kommunikation darf keine Barriere sein. Deshalb sollte Julia von Anfang an über mehrere Kanäle erreichbar sein. Heute sprechen wir mit ihr per WhatsApp, per E-Mail oder über ein Webinterface – in Textform und als Sprachnachricht.
2. Laufen lernen - die ersten Schritte
Der Anfang war ernüchternd. Wir testeten einfache API-Integrationen und merkten schnell: Das reicht nicht. Julia sollte nicht nur Daten abholen, sondern selbst entscheiden können, wie sie auf Anfragen reagiert. Der Schlüssel war der ReAct-Ansatz: Reasoning plus Acting. Wir gaben Julia eine Bibliothek vordefinierter Tools, aus der sie frei wählen konnte.
Das klang einfacher, als es war. Unterschiedliche Datenformate machten die Umsetzung zur Geduldsprobe. Wir mussten eine gemeinsame Logik schaffen, damit Julia Informationen aus einem System im anderen nutzen konnte. Doch dann kam der Aha-Moment: Julia übersetzte zum ersten Mal Informationen von einem Kanal in den anderen. Eine WhatsApp-Nachricht wurde zur E-Mail, eine E-Mail zur Antwort im Chat. Da war klar: Wir waren auf dem richtigen Weg.
3. Technische Meilensteine und Aha-Effekte
E-Mail-Integration – der erste direkte Draht
Der erste Schritt war klein, aber bedeutend. Julia konnte zum ersten Mal auf eine E-Mail reagieren. Eine Frage – Sekunden später eine präzise Antwort. Kein Suchen, kein Umweg. Es fühlte sich an, als hätte ein neuer Kollege den Raum betreten. Julia war nicht mehr nur eine Idee, sondern Teil des Teams.
WhatsApp-Integration – Kommunikation in Echtzeit
Danach wagten wir den Sprung ins Herz unserer täglichen Kommunikation: WhatsApp. Julia wurde als Business-Bot registriert, Webhooks eingerichtet, und eine Datenbank für Nachrichtenverläufe angelegt. Auf einmal konnte Julia mehr als nur reagieren. Sie verstand den Verlauf, ordnete Nachrichten ein und antwortete im richtigen Kontext. Es war, als würde man mit einer Kollegin chatten, die nie offline ist.
MongoDB statt Postgres – Geschwindigkeit zählt
Doch die steigende Nutzung brachte das System an seine Grenzen. Wir brauchten Tempo. Der Wechsel zu MongoDB war der Gamechanger. JSON-Daten ließen sich blitzschnell verarbeiten, und selbst bei parallelen Chats blieb Julia zuverlässig. Geschwindigkeit wurde plötzlich selbstverständlich.
Wissensdatenbank-Anbindung – Wissen auf Abruf
Aber Tempo allein reicht nicht. Julia musste auch klug sein. Mit der Anbindung an unsere Wissensdatenbank hatte sie plötzlich Zugriff auf Richtlinien, Projektdokumentationen und Anleitungen. Sie antwortete nicht mehr standardisiert, sondern kontextbezogen. Genau so, wie es eine echte Kollegin tun würde.
Cross-Interface-Funktionalität – ein System, viele Wege
Der letzte große Schritt: Einheitliche Logik über alle Kanäle. Egal ob E-Mail, WhatsApp oder Web – Julia denkt in einem System. Eine Aufgabe, ein Kern, viele Interfaces. Das Ergebnis: Konsistente Antworten und die Fähigkeit, Informationen nahtlos von einem Kanal zum anderen mitzunehmen. Heute kann ich Julia bitten, meinen Mitarbeitern eine E-Mail zu schreiben – und sie macht es.
4. Die Hürden
Natürlich war der Weg voller Stolpersteine. Unterschiedliche Datenformate machten uns das Leben schwer. E-Mail-Header, WhatsApp-JSON-Strukturen, API-Responses – jedes System sprach seine eigene Sprache. Wir mussten einen Übersetzer bauen, der nicht nur Daten, sondern auch Intention verstand.
Auch WhatsApp war alles andere als trivial. Meta-Developer-Account, Business-Verifizierung, Telefonnummernlogiken je Region – jeder Schritt brachte neue Hürden. Hinzu kamen Sicherheitsaspekte: Julia sollte nur mit berechtigten Nutzern kommunizieren. Also entwickelten wir Filter und Rollenlogiken, die Missbrauch verhinderten.
Die größte Herausforderung aber war das Gleichgewicht zwischen Flexibilität und Stabilität. Julia sollte kreativ sein, aber nie das System gefährden. Unsere Lösung war ein hybrider Ansatz: eine feste Bibliothek von Tools, die Julia frei kombinieren darf. Stabilität im Kern, Flexibilität im Einsatz.
5. Der Durchbruch
Nach vielen Tests, Experimenten und Fehlversuchen kam der Wendepunkt: der konsequente Einsatz des ReAct-Ansatzes. Julia konnte plötzlich selbst planen, welche Schritte sie in welcher Reihenfolge ausführt. Die Tool-Bibliothek wurde zu ihrem Werkzeugkasten, die Logik zu ihrem Kompass.
Das Ergebnis war spürbar. Fragen wie: „Wie viele Stunden hat Michael letzten Monat am Müller-Projekt gearbeitet?“ beantwortete Julia nun in unter 15 Sekunden. Was früher minutenlange Recherche brauchte, war plötzlich ein Klick entfernt.
Noch wichtiger: Julia lernte, Gespräche zu führen. Durch die Speicherung der Dialoge konnte sie Rückfragen verstehen, sich an Details erinnern und aufbauend antworten. Besonders über WhatsApp fühlte sich das wie ein echter Dialog an. Für uns war das der Moment, in dem aus einem Experiment eine Kollegin wurde.
6. Heute & Morgen
Heute ist Julia offiziell unsere Junior Backoffice Managerin. Sie beantwortet Fragen, sucht Daten, stellt Wissen bereit. Sie kennt unsere Projekte, unsere Prozesse und wird jeden Tag ein bisschen besser. Sie entlastet das Team und macht Informationen dort verfügbar, wo sie gebraucht werden – in Sekunden.
Aber das ist nur der Anfang. Julia soll bald Angebote vorbereiten – automatisch aus Projektdaten, Vorlagen und Kundendetails. Sie wird unser CRM-System verstehen und dort eigenständig Daten pflegen. Und sie wird eine Stimme bekommen: Telefonate führen, Voice-Messages verarbeiten, in Calls mitsprechen.
Damit entwickelt sich Julia weiter. Von einer Assistentin im Hintergrund zur Kollegin in Echtzeit. Und vielleicht schon bald zur digitalen Repräsentantin unseres Unternehmens nach außen.
